À TOUS LES MEMBRES DE LA COMMISSION ET DU COMITÉ SCIENTIFIQUE



Le secrétariat a le plaisir d'annoncer qu'une mise à jour majeure du mode de gestion et de diffusion des circulaires vient d’être réalisée et que sa mise en œuvre est imminente. Ces modifications tirent parti des caractéristiques du nouveau site Web. Elles font suite à des remarques de la part des membres de la CCAMLR et du personnel du secrétariat sur le mode actuel de communication des circulaires.



Les principales caractéristiques du nouveau système sont les suivantes :



Corps du message dans votre boîte de réception – Si vous recevez les notifications de nouvelles circulaires, le corps du message d'une circulaire, telle qu’il apparaît sur la page internet, sera envoyé dans votre boîte de réception. Il n'est donc pas nécessaire de se connecter au site Web de la CCAMLR pour avoir accès aux informations de base sur l'objet de la circulaire.



Sécurité garantie – Le secrétariat a pris soin de veiller à ce que le nouveau système ne nuise pas à la sécurité des informations sensibles pouvant être transmises dans une circulaire. Seul le corps du message est envoyé par e-mail. L'accès aux pièces jointes se fera par le site Web de la CCAMLR, à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe.



Intégration des circulaires – Le corps du message apparaît également avec les pièces jointes. La circulaire est téléchargeable en un fichier PDF regroupant le corps du message, tel qu'il apparaît dans la notification par e-mail, ainsi que l'ensemble des pièces jointes.



Accessibilité des listes de diffusion – Les administrateurs des Parties peuvent eux-mêmes gérer les listes de diffusion des circulaires, car elles sont intégrées au site de la CCAMLR. Ils pourront voir qui a accès aux circulaires de la Commission et du Comité scientifique, et qui est notifié lorsqu'une circulaire est émise. Tous les destinataires actuels des circulaires figurent sur les listes de diffusion par Partie utilisées actuellement.



Lien vers un profil d'utilisateur – Sur la page « Mon compte », sous l'onglet « Abonnements », chaque utilisateur peut voir les listes de diffusion sur lesquelles il est inscrit et s'il veut ou non être notifié par e-mail.



Accessibilité sur appareils mobiles – Les notifications par e-mail au format HTML du corps d'un message sont accessibles depuis la plupart des appareils mobiles, comme les téléphones et les tablettes. Les utilisateurs peuvent donc accéder rapidement aux informations contenues dans une circulaire.



Les administrateurs recevront sous peu par e-mail un manuel sur la manière de gérer les utilisateurs figurant sur leur(s) liste(s) de diffusion.



Ces modifications s'inscrivent dans la politique d'amélioration continue des systèmes et procédures engagée par le secrétariat au profit tant des membres de la CCAMLR que du secrétariat.



Le nouveau système sera mis en œuvre le mercredi 27 mars 2013. Le secrétariat invite les Membres à lui transmettre leurs commentaires et suggestions.



Pour d'autres renseignements, n'hésitez pas à contacter le secrétariat.



Andrew Wright

Secrétaire exécutif