À TOUS LES MEMBRES DE LA COMMISSION ET DU COMITÉ SCIENTIFIQUE
Conformément au Règlement intérieur, les Membres sont invités à assister aux trentièmes réunions de la Commission pour la conservation de la faune et la flore marines de l'Antarctique et de son Comité scientifique qui se tiendront à Hobart, en Australie, du 24 octobre au 4 novembre 2011.
Les réunions auront lieu au siège de la CCAMLR, situé au 181 Macquarie Street, Hobart.
Une réunion préparatoire, réservée aux chefs de délégations, est prévue le dimanche 23 octobre à 16h00. Cette réunion sera suivie d'une session réservée aux représentants au Comité scientifique.
Il est rappelé aux Membres qu'ils sont tenus de communiquer au secrétariat avant la réunion, le nom de leurs représentants, de leurs représentants suppléants et de leurs conseillers. Toutes les notifications devront être adressées par le contact officiel pour la Commission.
L'attention des Membres est attirée sur le fait que, afin de faciliter l'obtention des visas, les contacts officiels pour la Commission ou le Comité scientifique doivent fournir au secrétariat une fiche d'information personnelle pour chaque participant à la réunion. Cette fiche doit être soumise au moins deux mois avant la date de départ prévue. La fiche et les nouvelles instructions relatives à la délivrance du visa australien ont été distribuées aux Membres dans la circulaire COMM CIRC 11/60–SC CIRC 11/28. Ces informations sont également consultables sur le site Web de la CCAMLR, sur les pages réservées aux Membres de la Commission et du Comité scientifique.
Une note d'information concernant, entre autres, le lieu de réunion, l'inscription, les documents de réunion, l'organisation du voyage et l'hébergement est également disponible sur le site Web.
Ordres du jour
L'ordre du jour préliminaire et l'ordre du jour préliminaire annoté de la Commission et ceux du Comité scientifique ont été rédigés en vertu respectivement de la Règle 15 du Règlement intérieur de la Commission et de la Règle 5 du Règlement intérieur du Comité scientifique.
Conformément à la Règle 16 du Règlement intérieur de la Commission et à la Règle 6 du Règlement intérieur du Comité scientifique, les propositions visant à porter de nouvelles questions à l'ordre du jour provisoire doivent parvenir au secrétariat, accompagnées de notes explicatives, au moins 65 jours avant la réunion, soit au plus tard le 20 août 2011.
Observateurs
Conformément aux paragraphes 17.1 à 17.4 de CCAMLR-XXIX, à la COMM CIRC 11/45 et aux réponses à cette dernière, des invitations à assister à la XXXe réunion de la CCAMLR en qualité d'observateurs ont été adressées aux États adhérents, aux Parties non contractantes et aux organisations internationales.
Soumission des documents de réunion
L'attention des Membres est attirée sur les directives et les dates limites de soumission des documents de la Commission et du Comité scientifique.
Inscription en ligne et distribution des documents de réunion
L'inscription en ligne est dorénavant possible. Les participants qui ne souhaitent pas recevoir de copies papier des documents de réunion peuvent s'inscrire en ligne jusqu'au 14 octobre 2011. En revanche, ceux qui souhaitent obtenir des documents papier sur le lieu de réunion doivent s'inscrire en ligne au plus tard le 30 septembre 2011. Pour de plus amples renseignements, se référer au point 3 de la note d'information.
Les Membres noteront que l'inscription en ligne ne constitue pas une notification officielle d'intention d'assister aux réunions, et qu'ils sont quand même tenus de communiquer au secrétariat, avant la réunion, le nom de leurs représentants, de leurs représentants suppléants et de leurs conseillers. L'inscription en ligne d'un participant ne sera traitée que si le Membre concerné a adressé une notification officielle d'intention d'assister aux réunions. Les Membres noteront par ailleurs que les participants qui s'inscrivent en ligne doivent également soumettre la fiche d'information personnelle mentionnée ci-dessus s'ils sont tenus d'obtenir un visa d'entrée en Australie.
Pour les participants qui ne se seront pas inscrits en ligne, l'inscription sera possible sur le lieu de réunion. Les documents de réunion ne seront pas disponibles immédiatement sur papier, mais si nécessaire, ils seront fournis dans la limite du temps disponible.
Calendrier des réunions
Conformément à la demande adressée par la Commission en 2003 (CCAMLR-XXII, paragraphe 6.12 v)), un projet de calendrier des réunions de cette année de la Commission, du Comité scientifique, du SCIC et du SCAF, a été établi. Il convient de noter que, comme il est fondé sur celui de l'année dernière, il risque d'être modifié avant l'ouverture de la réunion.
Andrew Wright
Secrétaire exécutif