À TOUS LES MEMBRES DE LA COMMISSION ET DU COMITÉ SCIENTIFIQUE
Conformément au Règlement intérieur, les Membres sont invités à assister aux trente et unièmes réunions de la Commission pour la conservation de la faune et la flore marines de l'Antarctique et du Comité scientifique qui se tiendront à Hobart, en Australie, du 22 octobre au 1er novembre 2012.
Les réunions auront lieu au siège de la CCAMLR, situé au 181 Macquarie Street, Hobart.
Une réunion préparatoire, réservée aux chefs de délégations, est prévue le lundi 22 octobre à 17h00. La réunion des représentants au Comité scientifique se tiendra le dimanche 21 octobre à 16h00.
Toutes les informations sur les réunions sont consultables sur le nouveau site Web de la CCAMLR (www.ccamlr.org), lancé aujourd'hui même, sur les pages consacrées aux réunions de la Commission et du Comité scientifique. Les Membres se souviendront que, comme l'explique la COMM CIRC 12/85–SC CIRC 12/43, pour avoir accès aux sections du site réservées aux Membres, les Membres doivent désigner un administrateur pour les pages tant de la Commission que du Comité scientifique ou en nommer un pour chaque. Sauf avis contraire envoyé au secrétariat (ccamlr@ccamlr.org), l'administrateur désigné sera le représentant du Membre à la Commission et/ou au Comité scientifique.
Il est rappelé aux Membres qu'ils sont tenus de communiquer au secrétariat avant la réunion, le nom de leurs représentants, de leurs représentants suppléants et de leurs conseillers. Toutes les notifications devront être adressées par le chef de délégation de la Commission, et ce, de préférence avant le 12 octobre 2012 pour faciliter l'organisation de la réunion.
L'attention des Membres est attirée sur le fait que, afin de faciliter l'obtention des visas, les contacts officiels pour la Commission ou le Comité scientifique doivent fournir au secrétariat une fiche d'informations personnelles pour chaque personne désignée pour assister à la réunion. Cette fiche doit être soumise au moins deux mois avant la date prévue de départ pour l'Australie. Le formulaire et les instructions révisées concernant les formalités de visa d'entrée en Australie sont disponibles sur les pages du site Web de la CCAMLR réservées aux réunions de la Commission et du Comité scientifique.
Une note d'information concernant, entre autres, le lieu de réunion, l'inscription, les documents de réunion et l'organisation du voyage est également disponible sur le site Web.
Ordres du jour
Les ordres du jour préliminaires et préliminaires annotés de la Commission et du Comité scientifique ont respectivement été rédigés en vertu de la Règle 15 du Règlement intérieur de la Commission et de la Règle 5 du Règlement intérieur du Comité scientifique. Ces ordres du jour sont consultables sur le site Web de la CCAMLR, sur les pages consacrées aux réunions de la Commission et du Comité scientifique.
Conformément à la Règle 16 du Règlement intérieur de la Commission et à la Règle 6 du Règlement intérieur du Comité scientifique, les propositions visant à porter de nouvelles questions à l'ordre du jour provisoire doivent parvenir au secrétariat, accompagnées de notes explicatives, au moins 65 jours avant la réunion, soit au plus tard le 19 août 2012 pour la réunion de la Commission et le 18 août 2012 pour celle du Comité scientifique.
Observateurs
Des invitations à assister à la XXXIe réunion de la CCAMLR en qualité d'observateurs ont été adressées aux États adhérents, aux Parties non contractantes et aux organisations internationales conformément aux paragraphes 17.1 à 17.4 de CCAMLR-XXX, à la COMM CIRC 12/71 et aux réponses à cette dernière.
Soumission des documents de réunion
L'attention des Membres est attirée sur les directives et les dates limites de soumission des documents de la Commission et du Comité scientifique.
Inscription en ligne et distribution des documents de réunion
L'inscription en ligne est dorénavant possible. Les participants qui ne souhaitent pas recevoir de copies papier des documents de réunion peuvent s'inscrire en ligne jusqu'au 12 octobre. En revanche, ceux qui souhaitent obtenir des documents papier sur le lieu de réunion doivent le faire avant le 28 septembre 2012. Pour de plus amples renseignements, voir le point 3 de la note d'information.
Les Membres noteront que l'inscription en ligne ne constitue pas une notification officielle d'intention d'assister aux réunions, et qu'ils sont quand même tenus de communiquer au secrétariat, avant la réunion, le nom de leurs représentants, de leurs représentants suppléants et de leurs conseillers (si possible avant le 12 octobre : voir ci-dessus). L'inscription en ligne d'un participant ne sera traitée que lorsqu'une notification officielle d'intention d'assister aux réunions aura été reçue de la part du Membre concerné. Les Membres noteront par ailleurs que les participants s'inscrivant en ligne doivent également soumettre la fiche d'information personnelle mentionnée ci-dessus s'ils sont tenus d'obtenir un visa d'entrée en Australie.
Pour les participants qui, au 12 octobre, auront informé le secrétariat qu'ils assisteront à la réunion, mais qui ne se seront pas inscrits en ligne, l'inscription sera possible sur le lieu de réunion. Les documents de réunion qui auront été demandés sous forme papier ne seront pas disponibles sur papier immédiatement, mais ils seront fournis dans la limite du temps disponible.
Calendrier des réunions
Conformément à la demande adressée par la Commission en 2011 (CCAMLR-XXX, paragraphe 15.15), un calendrier préliminaire des réunions de cette année de la Commission, du Comité scientifique, du SCIC et du SCAF, a été établi sur la base de celui qui avait été distribué avec la COMM CIRC 12/64. Le président pourra encore proposer des modifications avant l'ouverture de la réunion, lorsque le calendrier sera arrêté.
Andrew Wright
Secrétaire exécutif