À TOUS LES MEMBRES DE LA COMMISSION ET DU COMITÉ SCIENTIFIQUE



Inscription



Il est demandé aux participants de s'inscrire sur le site Web de la CCAMLR pour les réunions de CCAMLR-XXXI, SCIC-12, SCAF-12 et SC-CAMLR-XXXI. Les formulaires d'inscription sont accessibles en cliquant sur « Réunions » sur la page d'accueil, puis sur le lien de la réunion souhaitée, et enfin pour s'inscrire sur « Register for this meeting », sous la rubrique des informations complémentaires « Additional Meeting Information ». De même que pour les documents de réunion, seuls les utilisateurs authentifiés ont accès à ce lien. Les participants qui ne disposent pas encore d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe pour le site Web doivent contacter leur chef de délégation qui leur procureront les renseignements voulus sur l'administration de l'accès au site Web de la CCAMLR, selon qu'il s'agit de la Commission ou du Comité scientifique.



Les inscriptions en ligne seront acceptées jusqu'au 12 octobre 2012 ; toutefois, les participants souhaitant obtenir des documents papier à l'arrivée sur le lieu de réunion doivent s'inscrire en ligne le 28 septembre 2012 au plus tard.



Cette année nous continuerons, selon l'usage établi, à demander une notification officielle de participation tant que le système d'inscription en ligne ne sera pas pleinement opérationnel. Cette notification officielle, de préférence sur papier à entête, doit être soumise au secrétariat avant le début de la réunion. Elle doit dresser la liste de tous les membres de la délégation et préciser leur rôle (chef de délégation/représentant, représentant suppléant ou délégué) dans chaque réunion. Pour faciliter ce processus, la liste des inscriptions en ligne est consultable sur le site Web sous la rubrique des informations complémentaires sur les réunions – liste des participants à la réunion (Additional Meeting Information – View meeting attendees) pour chaque réunion.



Il est demandé aux délégués de télécharger vers le serveur une photo numérique (format jpg) de taille et de style passeport sur le formulaire d'inscription afin que leur carte d'identification avec photo soit prête dès leur arrivée au secrétariat, mais les participants ayant déjà assisté aux réunions de la CCAMLR et qui souhaitent conserver la même photo qu'auparavant n'ont pas à en soumettre.



Les Membres nécessitant l'assistance du secrétariat pour le traitement de leur visa devront soumettre une fiche CCAMLR d'informations personnelles au secrétariat de la CCAMLR.



Les participants doivent se référer à la note d'information pour de plus amples renseignements sur l'inscription.



En cas de problème lors de l'inscription en ligne, les participants peuvent contacter le secrétariat à registration@ccamlr.org.



Soumission des documents



L'attention des Membres est attirée sur les directives précisées sous « Soumission de documents aux réunions de la Commission et du Comité scientifique », et les dates limites de soumission de ces documents, à savoir :

• le 8 septembre 2012 pour les documents de travail de CCAMLR-XXXI et SC-CAMLR-XXXI (les documents reçus avant cette date seront traduits)
• le 23 septembre 2012 pour les documents de support de CCAMLR-XXXI et SC-CAMLR-XXXI (ces documents restent dans la langue dans laquelle ils ont été soumis).

Les Membres sont priés de bien vouloir soumettre tous les documents à webmaster@ccamlr.org aux formats MS Word et PDF, ce qui permettra au secrétariat de rationaliser le processus de traduction et de mettre ces documents à disposition en ligne.  



Andrew Wright

Secrétaire exécutif